تبلیغات
مبانی اطلاع رسانی(اینترنت) - آیین نگارش ایمیل
پنجشنبه 1389/04/31

آیین نگارش ایمیل

   نوشته شده توسط: مهرداد مظلومی    

Primer Magazine, July 2010

با وجود آنکه حدود 15 سال است مردم از ایمیل استفاده می کنند، اما بسیاری همچنان نمی دانند که چگونه این ابزار ارتباطی خارق العاده با حرفه ای بودن در ارتباط است. ساختار ضعیف ایمیل موجب ارسال یک پیام اشتباه می شود.

نامه نگاری، هنری است فراموش شده زیرا اینترنت، ایمیل را بعنوان بهترین جایگزین آن ارائه کرده است. همانگونه که جا افتادن یک کاما یا استفاده اشتباه از یک لغت در نامه، باعث تفسیر غلط آن می شود، در ایمیل نیز به همین ترتیب است و کاما، لغات و حتی "شکلکهای اینترنتی" معنای یک عبارت را تغییر می دهند.

ایمیل، یکی از ابزار سریع برقراری ارتباط است. پیامها در آن به اندازه ای کوتاه هستند که تنها بازگوکننده مسائل و نیازهای اصلی می باشند و غالباً ساختار متنی نامه نگاری در آن اعمال نمی شود. با این وجود، نگارش ضعیف ایمیل می تواند منجر به قطع یک ارتباط شخصی یا حرفه ای گردد. خوشخطی، یکی از معیارهای قابل ملاحظه در نامه نگاری می باشد. اما در مکاتبات ایمیلی، این معیار لحاظ نمی شود زیرا از فونتهای استاندارد استفاده شده و به نظر می رسد که یک ربات بجای انسان آن را نوشته است.

نکات زیر به شما کمک می کنند تا ایمیل بدون نقصی را تهیه نمایید:

1. با یک سلام دوستانه آغاز کنید:

ایمیلی بی ادبانه تلقی می شود که نویسنده، پیام خود را بدون یک سلام دوستانه آغاز کرده باشد. سلام، نماد ادب و نزاکت است. ایمیلی که با سلام آغاز نشود، بمانند آن است که شما به طرف یک غریبه بروید و بدون سلام و معرفی خود، با او شروع به صحبت کنید.

2. از علامت تعجب استفاده کنید:

همانطور که "علائم تکیه" برای یک قطعه موسیقی ضروری هستند، وجود علامت تعجب نیز در یک پیام حرفه ای ضرورت دارد. علامت تعجب نشاندهنده یک مورد مهم، یک احساس یا هیجان است. اگر این علامت در جای درست استفاده شود، می تواند از یک سو انتقال منظور نویسنده را تسهیل کند و از سوی دیگر، احساس خوبی را در خواننده بوجود آورد، برای مثال "روز خوبی داشته باشید!" به جای "روز خوبی داشته باشید". با این حال، استفاده بیش ازحد از علامت تعجب باعث می شود که شما مانند انسانی به نظر برسید که نمی تواند خود را در اثر شادی بیش از حد، کنترل کند.

3. به موقع پاسخ یک ایمیل را بدهید:

 هیچ چیزی بدتر از این نیست که شما در انتظار پاسخ یک نفر باشید و به همین دلیل، مجبور شوید که ایمیل خود را مرتب چک کنید. از نمای دیگر، اگر شما پاسخ دهنده یک ایمیل باشید، اما نتوانید پاسخ را به موقع ارسال کنید، باید از فرد مقابل به خاطر تأخیر خود معذرت خواهی نمایید: "من به خاطر اینکه مدت زیادی طول کشید تا پاسخ ایمیلتان را بدهم، از شما عذرخواهی می کنم."

4. ایمیل خود را به چند پاراگراف تقسیم کنید:

بعضی ایمیل ها از بالا تا پایین، پر از نوشته هستند و به همین دلیل، خواننده یا از آنها رد می شود و یا یک نگاه اجمالی به آنها می اندازد. برای اینکه یک پیام، دچار چنین سرنوشتی نشود و احتمال مطالعه آن افزایش یابد، می بایست ایمیل را به چندین پاراگراف کوچک تقسیم کنیم و از نوشتن مطالب اضافی و گاهی زائد خودداری نماییم.

5. غلطها را تصحیح کنیم:

غلطهای دیکته ای و گرامری باعث می شوند که نویسنده ایمیل در ذهن خواننده، فردی بی دقت جلوه کند. به همین دلیل، حتماً از Spell-check استفاده نمایید.

6. کمتراز "شکلکهای اینترنتی" استفاده کنید، مگر آنکه نفر مقابل را بخوبی می شناسید:

نحوه استفاده از "شکلکهای اینترنتی" به روشنی مشخص نیست. برخی از آنها مانند علامت تعجب، دارای بار مثبت هستند و برخی دیگر، تنها مضحک و بچگانه می باشند. تنها در صورتیکه خواننده ایمیل را بخوبی می شناسید، می توانید تا حدی که مایل هستید از شکلکهای اینترنتی استفاده کنید. اما در ایمیلی که برای یک غریبه می فرستید، نباید به هیچ عنوان کاری کنید که در نظر او، آدم مضحکی بنظر برسید. یک شکلک اینترنتی در بعضی مواقع باعث می شود که یک ایمیل جدی در حد یک پیام سریع، میان کاربران معمولی اینترنت، افول کند.

7. از یک لحن شخصی استفاده کنید:

همانطور که قبلاً ذکر شد، ایمیل در در برخی جهات از سخت ترین ابزار ارتباطی به شمار می رود زیرا به نظر می رسد که یک ربات آن را نوشته است. به همین دلیل، طوری ایمیل خود را بنویسید که گویی در حال گفتگوی حضوری با فرد مقابل هستید. در این حالت، پیام شما راحت و دلگرم کننده به نظر می رسد.

8. اختصارات:

استفاده از اختصارات در ایمیل های تجاری، یک اشتباه است. هیچکس مایل نیست با فردی ارتباط تجاری برقرار کند که به جای "Ok, Thanks! Later" می نویسد "K Thx L8R". هیچگاه از اعداد در وسط حروف برای خلاصه کردن یک لغت یا عبارت استفاده نکنید. در برخی مواقع، درک معنای یک اختصار دشوار است. چه کسی می تواند حدس بزند که "OTW" مخفف "On the Way" است؟

9. ایمیل خود را با "بهترین احترام" یا "ارادتمند شما" به پایان برسانید.

این عبارات به منزله اتمام محترمانه ایمیل تلقی می شوند و بدون آنها به نظر می رسد که ایمیل پایان درستی ندارد.

واقعیت آن است که نامه نگاری متحول شده است. با وجود آنکه مردم همچنان برای یکدیگر، کارت پستال و کارت تبریک کاغذی می فرستند، اما اینترنت با ارائه کارت پستال و کارت تبریک اینترنتی، موجب افزایش گزینه های آنها شده است.

امروزه، راه های بیشماری برای ارسال یک پیام وجود دارد، اما مهم آن است که تکنیکهای نامه نگاری گذشته همچنان رعایت شوند.


انواع کـد های جدید جاوا تغیــیر شکل موس